Questo è un commentary, pertanto riflette il punto di vista dell'autore.
Come redigere una e-mail professionale comprensibile
Come redigere una e-mail professionale comprensibile e come risponde alle e-mail che ci vengono inviate.
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Oggetto dell’email
Quando si scrive l’oggetto di una email, è importante inserire prima il nome della pratica, seguito da una breve descrizione del contenuto dell’email.
Esempio di oggetto di email: Vendita immobile Via Milano 34 – Visura catastale In questo esempio, la prima parte dell’oggetto identifica chiaramente la pratica (“Vendita immobile Via Milano 34”), mentre la seconda parte, specifica l’argomento concreto dell’email (“Visura catastale”), indicando che probabilmente stiamo inviando o richiedendo informazioni sulla visura catastale dell’immobile.
Contenuto dell’email
Il contenuto delle email non deve essere discorsivo, anzi, esattamente il contrario. Il contenuto di una email professionale di lavoro deve essere breve e schematico.
Frasi brevi Pensate bene ai concetti che volete comunicare. Dopo di che, fate in modo di scrivere tali concetti in tante piccole frasi brevi, in modo chiaro senza abbellimenti stilistici.
Elenchi numerati Utilizzate elenchi numerati per esporre ciò che avete da comunicare o da chiedere. Evitate gli elenchi puntati, poiché i numeri facilitano la comprensione e permettono di riferirsi con maggiore precisione ai singoli punti successivamente.
Link Usate i link! Se dovete dire a qualcuno qualcosa che può o deve essere visionata da qualche parte sul web, scrivete il link che porta a tale contenuto.
Ripetere le parole Quando scrivete una email, ciò che è importante non è la bellezza stilistica della scrittura, ma è il fatto che l’informazione arrivi al nostro interlocutore in modo chiaro e preciso. Pertanto, non esitate a ripetete i soggetti e i complementi oggetto delle frasi. Ciò che conta è solo che sia chiaro il senso della comunicazione. Esempio: “Giovanni mi ha parlato del problema relativo all’import dei prodotti. Giovedì con Marco, abbiamo pensato che potremmo usare un csv per l’import prodotti.“ Nella seconda frase era chiaro di cosa si parlasse, ma ripetere “import prodotti”, ci fa essere sicuri che il nostro interlocutore capirà ciò che stiamo dicendo. Anche perché spesso le email vengono lette di corsa e distrattamente, pertanto, ripetere nomi, complementi oggetto e altro, facilita la comprensione del testo per il nostro interlocutore
Come si risponde ad una e-mail
Non aprire mai nuovi thread Quando si risponde a un’email, è fondamentale cliccare su “rispondi” e non inviare una nuova email. Un nuovo thread va aperto solo se chi ha inviato l’email ha commesso un errore creando confusione. Ad esempio, se il thread ha già 60 email e quella a cui dobbiamo rispondere non è pertinente all’oggetto della conversazione in corso, allora è opportuno creare un nuovo thread.
Ripetere le domande a cui si risponde Facciamo copia/incolla delle domande del nostro interlocutore e, sotto ogni domanda, scriviamo la nostra risposta. È importante che le domande riportate nella nostra email abbiano un colore diverso rispetto al resto del testo per distinguerle facilmente. Quando coloriamo le domande a cui rispondiamo, è consigliabile evitare colori troppo chiari e il colore rosso.
Elenchi numerati Se, come molto probabile, chi ci scrive non ha fatto un elenco numerato delle sue domande, allora facciamolo noi.
Esempio di risposta a una e-mail contenente alcune domande: 1) Immagini Vanno bene le immagini che abbiamo inviato? Si vanno bene grazie. 2) Informazioni pratica Dove posso trovare le informazioni sulla pratica? Puoi trovarle a questo link: https://example-link.com
Allegati all’e-mail
Le immagini da allegare non vanno mai inserite nel testo dell’email a meno che non si tratti di una sola immagine, che sia di piccole dimensioni e facilmente leggibile.
Gli allegati alle e-mail devono avere nomi che hanno un senso logico. Ad esempio: 2024.10.03-visura-catastale.pdf
Esempio di e-mail scritta in modo comprensibile
Oggetto: Progetto XY – Stato dei lavori
Ciao Matteo, rispondo di seguito alle domande della tua ultima email. 1) Immagini Vanne bene le immagini che abbiamo inviato? Si vanno bene grazie. 2) Informazioni pratica Dove posso trovare le informazioni sulla pratica? Puoi trovarle a questo link: https://example-link.com
Colgo l’occasione per farti anche io un paio di domande. 3) Potresti inviarmi le credenziali di accesso al sito? 4) Quali colori vanno usati per il rebranding?
Se noti un errore nei dati o nella loro interpretazione, oppure se vuoi fare un qualsiasi tipo di segnalazione, non esitare a contattarci. Saremo ben felici di mettere in discussione anche l’intero contenuto dell’argomento trattato.
Questo è un commentary, pertanto riflette il punto di vista dell'autore.
Come redigere una e-mail professionale comprensibile
Oggetto dell’email
Vendita immobile Via Milano 34 – Visura catastale
In questo esempio, la prima parte dell’oggetto identifica chiaramente la pratica (“Vendita immobile Via Milano 34”), mentre la seconda parte, specifica l’argomento concreto dell’email (“Visura catastale”), indicando che probabilmente stiamo inviando o richiedendo informazioni sulla visura catastale dell’immobile.
Contenuto dell’email
Il contenuto delle email non deve essere discorsivo, anzi, esattamente il contrario. Il contenuto di una email professionale di lavoro deve essere breve e schematico.
Pensate bene ai concetti che volete comunicare. Dopo di che, fate in modo di scrivere tali concetti in tante piccole frasi brevi, in modo chiaro senza abbellimenti stilistici.
Utilizzate elenchi numerati per esporre ciò che avete da comunicare o da chiedere. Evitate gli elenchi puntati, poiché i numeri facilitano la comprensione e permettono di riferirsi con maggiore precisione ai singoli punti successivamente.
Usate i link! Se dovete dire a qualcuno qualcosa che può o deve essere visionata da qualche parte sul web, scrivete il link che porta a tale contenuto.
Quando scrivete una email, ciò che è importante non è la bellezza stilistica della scrittura, ma è il fatto che l’informazione arrivi al nostro interlocutore in modo chiaro e preciso.
Pertanto, non esitate a ripetete i soggetti e i complementi oggetto delle frasi.
Ciò che conta è solo che sia chiaro il senso della comunicazione.
Esempio:
“Giovanni mi ha parlato del problema relativo all’import dei prodotti.
Giovedì con Marco, abbiamo pensato che potremmo usare un csv per l’import prodotti.“
Nella seconda frase era chiaro di cosa si parlasse, ma ripetere “import prodotti”, ci fa essere sicuri che il nostro interlocutore capirà ciò che stiamo dicendo. Anche perché spesso le email vengono lette di corsa e distrattamente, pertanto, ripetere nomi, complementi oggetto e altro, facilita la comprensione del testo per il nostro interlocutore
Come si risponde ad una e-mail
Quando si risponde a un’email, è fondamentale cliccare su “rispondi” e non inviare una nuova email. Un nuovo thread va aperto solo se chi ha inviato l’email ha commesso un errore creando confusione.
Ad esempio, se il thread ha già 60 email e quella a cui dobbiamo rispondere non è pertinente all’oggetto della conversazione in corso, allora è opportuno creare un nuovo thread.
Facciamo copia/incolla delle domande del nostro interlocutore e, sotto ogni domanda, scriviamo la nostra risposta. È importante che le domande riportate nella nostra email abbiano un colore diverso rispetto al resto del testo per distinguerle facilmente.
Quando coloriamo le domande a cui rispondiamo, è consigliabile evitare colori troppo chiari e il colore rosso.
Se, come molto probabile, chi ci scrive non ha fatto un elenco numerato delle sue domande, allora facciamolo noi.
Esempio di risposta a una e-mail contenente alcune domande:
1) Immagini
Vanno bene le immagini che abbiamo inviato?
Si vanno bene grazie.
2) Informazioni pratica
Dove posso trovare le informazioni sulla pratica?
Puoi trovarle a questo link: https://example-link.com
Allegati all’e-mail
Ad esempio: 2024.10.03-visura-catastale.pdf
Esempio di e-mail scritta in modo comprensibile
Oggetto: Progetto XY – Stato dei lavori
Ciao Matteo,
rispondo di seguito alle domande della tua ultima email.
1) Immagini
Vanne bene le immagini che abbiamo inviato?
Si vanno bene grazie.
2) Informazioni pratica
Dove posso trovare le informazioni sulla pratica?
Puoi trovarle a questo link: https://example-link.com
Colgo l’occasione per farti anche io un paio di domande.
3) Potresti inviarmi le credenziali di accesso al sito?
4) Quali colori vanno usati per il rebranding?
Grazie mille e un saluto
Mario Rossi
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