Questo è un commentary, pertanto riflette il punto di vista dell'autore.
Come organizzare una casella di posta e-mail di lavoro
Come avere una casella di posta efficiente, ordinata e comoda per recuperare con facilità ogni informazione.
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Quale servizio di posta e-mail scegliere: Gmail
Andare su questa pagina per creare un nuovo account Google: Crea il tuo Account Google Compilare i campi richiesti, come ad esempio nome, telefono e l’ indirizzo e-mail che si desidera creare.
Come settare l’account di posta
Una volta creato l’account di posta Gmail, cliccare in alto a destra sull’icona delle impostazioni, come in figura in basso.
Cliccare su “Visualizza tutte le impostazioni”. Cliccare su “Etichette” e settare le etichette come di seguito in figura, in modo da avere visibili solo le etichette che servono per lavorare.
Fare la stessa cosa su “Posta in arrivo”, come in figura qui sotto.
A questo punto il menu principale della posta sulla sinistra dovrebbe apparire in questo modo:
Menu dell’account
Spam La cartella spam va visionata come una normale posta in arrivo. Pertanto tutte le e-mail che sono spam vanno buttate e tutte quelle che non sono spam, vanno segnalate come “non spam” in modo da essere spostate in “posta in arrivo” così da poter essere lavorate.
Etichette Le etichette vanno utilizzate. Quindi per ogni cliente, lavoro, o argomento che ci interessa, va creata una etichetta tramite l’icona “+”. Ad esempio, si può creare l’etichetta “Azienda XY” per la corrispondenza con tale azienda, e le relative sottocartelle se lo si desidera. Attenzione! Anche la posta inviata va archiviata nella relativa etichetta!
Buttare Tutta la posta in arrivo che non è importante, che è spam o che in generale non va conservata, DEVE ESSERE ELIMINATA!
Come si lavora con l’account di posta
Tutte le email che arrivano nella posta in arrivo devono essere lavorate (vedi definizione in basso). Una volta completato il processo, l’email va archiviata nella relativa etichetta. Di conseguenza, la cartella posta in arrivo sarà sempre vuota o conterrà solo le email che devono ancora essere lavorate.
Cosa significa “lavorare una e-mail”?
Lavorare una email significa:
Rispondere all’email (se occorre).
Salvare le informazioni che sono presenti nell’e-mail. Ad esempio, se l’email contiene un file PDF da conservare, questo andrà salvato nella cartella (sul computer o in cloud) relativa alla pratica corrispondente. Se, invece, l’email contiene la data di un appuntamento e una password per un sito, l’appuntamento verrà registrato su Google Calendar e la password archiviata in un file all’interno della cartella della pratica pertinente.
Se noti un errore nei dati o nella loro interpretazione, oppure se vuoi fare un qualsiasi tipo di segnalazione, non esitare a contattarci. Saremo ben felici di mettere in discussione anche l’intero contenuto dell’argomento trattato.
Questo è un commentary, pertanto riflette il punto di vista dell'autore.
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Come settare l’account di posta
Una volta creato l’account di posta Gmail, cliccare in alto a destra sull’icona delle impostazioni, come in figura in basso.
Cliccare su “Visualizza tutte le impostazioni”.
Cliccare su “Etichette” e settare le etichette come di seguito in figura, in modo da avere visibili solo le etichette che servono per lavorare.
Fare la stessa cosa su “Posta in arrivo”, come in figura qui sotto.
A questo punto il menu principale della posta sulla sinistra dovrebbe apparire in questo modo:
Menu dell’account
La cartella spam va visionata come una normale posta in arrivo.
Pertanto tutte le e-mail che sono spam vanno buttate e tutte quelle che non sono spam, vanno segnalate come “non spam” in modo da essere spostate in “posta in arrivo” così da poter essere lavorate.
Le etichette vanno utilizzate.
Quindi per ogni cliente, lavoro, o argomento che ci interessa, va creata una etichetta tramite l’icona “+”.
Ad esempio, si può creare l’etichetta “Azienda XY” per la corrispondenza con tale azienda, e le relative sottocartelle se lo si desidera.
Attenzione! Anche la posta inviata va archiviata nella relativa etichetta!
Tutta la posta in arrivo che non è importante, che è spam o che in generale non va conservata, DEVE ESSERE ELIMINATA!
Come si lavora con l’account di posta
Tutte le email che arrivano nella posta in arrivo devono essere lavorate (vedi definizione in basso). Una volta completato il processo, l’email va archiviata nella relativa etichetta.
Di conseguenza, la cartella posta in arrivo sarà sempre vuota o conterrà solo le email che devono ancora essere lavorate.
Cosa significa “lavorare una e-mail”?
Lavorare una email significa:
Ad esempio, se l’email contiene un file PDF da conservare, questo andrà salvato nella cartella (sul computer o in cloud) relativa alla pratica corrispondente.
Se, invece, l’email contiene la data di un appuntamento e una password per un sito, l’appuntamento verrà registrato su Google Calendar e la password archiviata in un file all’interno della cartella della pratica pertinente.
Indice
Segnalaci errori e dati mancanti
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